При выборе АТС прежде всего необходимо определиться с числом городских линий, которые будут к ней подключены, и количеством внутренних линий. Желательно, чтобы у каждого сотрудника была своя внутренняя телефонная линия. Кроме этого, важно оценить перспективы развития организации, учесть как возможное увеличение числа сотрудников, так и необходимость добавления сервисных функций. На практике это выглядит следующим образом.
Во-первых, Вы определяете количество городских линий, которое вы подключаете к офисной АТС. Желательно включить в АТС все имеющиеся у организации городские линии, в этом случае достигается максимальный эффект использования городских номеров.
Во-вторых, после того, как Вы решите, сколько городских линий включается в АТС, следует определиться с количеством и типом внутренних абонентских линий. Необходимо не только определить какое количество абонентов будет обслуживать офисная АТС, но и кому из них требуются системные телефонные аппараты. Помимо спикерфона, кнопок прямого набора и русифицированного дисплея системные аппараты предоставляют абоненту дополнительные возможности, присущие пультам директорской и оперативно-диспетчерской связи. Поэтому, определяя сотрудников, которым необходимы подобные аппараты, учтите специфику их деятельности. Очевидно, что секретарь или телефонистка, часто переводящие внешние звонки на сотрудников или на руководителя, нуждаются в системном телефонном аппарате. На нем проще осуществлять перевод звонка и есть возможность видеть, занят телефон сотрудника или свободен. Это, безусловно, экономит время и деньги абонента, который звонит в организацию.
В-третьих, необходимо определиться с максимальной емкостью АТС. Неправильная оценка этого параметра может вылиться в неоправданно высокие затраты по замене АТС, уже не удовлетворяющей потребности выросшей организации. Поэтому важно выбрать АТС с учетом возможного роста штата сотрудников, увеличение емкости, которой будет осуществляться только установкой дополнительных блоков расширения. Может быть, чтобы избавиться от затрат на покупку и установку дополнительных модулей и перепрограммирование АТС, имеет смысл сразу приобрести станцию "на вырост" - это зависит от динамики развития вашего бизнеса.
В-четвертых, при выборе АТС важно оценить интенсивность телефонной нагрузки у предприятия. Если организация работает в такой сфере бизнеса, где велика доля внешних звонков (например, недвижимость), то важно правильно выбрать соотношение количества внешних и внутренних линий, чтобы не возникало ситуаций, когда все городские линии заняты. Обычно используется статистически обоснованное соотношение городских и внутренних линий 1:3 - 1:4, однако в зависимости от указанных условий оно может колебаться от 1:10 до 1:2. При правильной оценке интенсивности городских разговоров можно избавиться от лишних городских линий, сэкономив на ежемесячной абонентской плате оператору.
Выбор офисной АТС с учетом подключения дополнительных внешних устройств
В составе офисных АТС могут поставляться дополнительные устройства, такие как домофон, или блок громкоговорящей связи. Они существенно расширяют возможности телефонной станции, позволяя организовать контроль доступа в помещения фирмы и громкое оповещение с возможностью безадресной передачи вызовов.
Дополнительные рекомендации
Проверьте наличие у выбранной Вами АТС сертификатов на работу по российским линиям связи, выданных Министерством связи. Не лишним будет наличие у продавца лицензии на право производства работ по монтажу линий связи и пуско-наладке телекоммуникационного оборудования. Уточните, есть ли у поставщика возможность оперативно предоставить временную замену оборудования, вышедшего из строя.
Перед покупкой уточните тип имеющихся у Вас внешних линий. Это надо учитывать, в связи с тем, что не все импортные АТС могут работать со всеми видами существующих в России городских АТС.